Los cálculos de la cestión de costos de presupuestos de mantenimiento es una labor importante que asume el Responsable de Mantenimiento de una instalación como una de sus funciones en la gestión de costos.
No es fácil realizar un presupuesto de mantenimiento, ya que se trata de realizar unos cálculos sobre previsiones futuras que pueden materializarse o no.
Introducción
La contabilidad de costos en mantenimiento continua siendo una tarea pendiente en las organizaciones. Pues a medida que los requisitos de competitividad de las empresas se han incrementado, a la determinación de los costes de los productos para su control, se ha unido el análisis de gestión de costos de otras unidades de negocios.
Este es el caso de Mantenimiento, que a pesar de ser un segmento importante en todo proceso industrial no es objeto de estudio en detalle, desde el punto de vista financiero y contable.
La imputación de costos de Mantenimiento en las organizaciones es responsabilidad del área contable de acuerdo a su sistema de costeo y de las políticas contables de la empresa.
Asimismo, es responsabilidad del Gerente de Mantenimiento el control del cumplimiento de presupuesto y analizar los costos de mantenimiento periódicamente, si realmente corresponden a los centros de costo asignados a los activos.
Cabe indicar que la gestión de costos en operaciones es un trabajo en equipo constante entre las áreas de Operaciones y Contabilidad. Las decisiones no pueden ser unilaterales pues los costos de operación tienen un impacto directo en los costos de ventas y estos a su vez en la utilidad bruta de la compañía (Ventas-costo de ventas).
Gestión de Costos
De acuerdo a la experiencia en la industria y realizando un trabajo articulado con el área contable se describen los lineamientos generales para una adecuada gestión de costos.
– Conocer la política contable para asignación de costos en Operaciones así como el método de costeo aplicado y proceso de creación de un centro de costo o cuenta contable para un activo fijo (máquinas y/o equipos)
– La Planta debe estar delimitada por zonas con sus respectivos activos (máquinas y/o equipos) y tener asignado sus respectivos centro de costo.
– Informar a Contabilidad la puesta en marcha de nuevos equipos o máquinas para su activación y asignación de centro de costo. – Los repuestos deben estar correctamente inventariados.
– Toda actividad en Mantenimiento debe estar respaldada por una orden de trabajo(OT) – El proceso de programación, lanzamiento y cierre o cambio de órdenes de trabajo debe ser ágil y flexible.
– Tener una información rápida y confiable respecto a las imputaciones y desviaciones del presupuesto.
– Gestionar con indicadores claves, costos de mantenimiento respecto a costos de producción, ventas de la empresa, presupuesto.
En la figura 1 se presenta el modelo de gestión integral, donde las actividades (ordenes de trabajo) deben ser costeadas a tiempo. Contabilidad emite la información global del costo de mantenimiento por período. Es aquí donde el Gerente de Mantenimiento clasifica los costes por máquina y por tipo de mantenimiento realizado y determina cuál activo demandó mayor costo.
Además, toma decisiones respecto a desviaciones del presupuesto e implementa políticas de control. El análisis es clave porque permite determinar también los costes por situaciones reactivas y utilizar por ejemplo la técnica causa-raíz para resolver fallas crónicas.
Presupuestos
Teniendo correctamente imputados los costos en sus respectivos centros de costo es posible formular un presupuesto serio de mantenimiento para el siguiente período contable.
El presupuesto debería constar de cuatro partidas: mano de obra, materiales, medios y herramientas, servicios contratados.
Es recomendable considerar también reparaciones mayores, importaciones, de repuestos, tercerizaciones.
El grado de cumplimiento del presupuesto debe medirse mensualmente y proponer a tiempo los ajustes necesarios. Se concluye que la gestión de costos y presupuestos es un trabajo en conjunto con el área contable de la empresa.
La implementación de políticas en Planta que permiten mantenernos alineados con los requerimientos contables de la empresa es responsabilidad del Gerente o líder del área de Mantenimiento.
Por Carlo Mario Chiroque
Ingeniero Mecánico, Magister en Ingeniería Mecánica por la Pontificia Universidad Católica del Perú, MBA en Dirección Estratégica por Centrum Catolica de la Pontificia Universidad Católica del Perú. Actualmente se desempeña como Gerente de Operaciones, consultor-docente en Tecsup Lima; Investigador en Estrategia, fabricación 3D y Proyectos.
