El Proceso de Programación de las tareas de mantenimiento de una industria depende, entre otras cuestiones, del tamaño de la empresa,y de la complejidad de los equipos.
De igual modo, del número de máquinas iguales, de la naturaleza de las operaciones, del costo de las paradas, etc.; sin embargo, existen cuestiones básicas que aplican en la mayoría de los casos. En este artículo intentaré mostrar un proceso de Programación adaptable tanto a medianas y grandes industrias, con paradas semanales / quincenales programadas para realizar tareas de mantenimiento.
El Proceso de Programación se desarrolla inmediatamente después del proceso de Planificación y es anterior a la Coordinación Diaria. Estos tres procesos están muy ligados unos con otros.
Pero haciendo referencia al que aquí nos interesa, diré que la Programación tiene como finalidad alinear los recursos disponibles de acuerdo a los trabajos requeridos con el objetivo de maximizar la cantidad de trabajo en una ventana de tiempo determinada.
Repasemos, antes de continuar, algunas ideas relevantes con las tareas de mantenimiento:
La Planificación se relaciona con:
- ¿QUÉ – se necesita hacer?
- ¿DÓNDE – se tiene que hacer?
- ¿CÓMO – se tiene que hacer?
- ¿POR QUÉ – se tiene que hacer? / ¿Cómo saber que se hizo lo requerido? (medir éxito /criterio de aceptación).
Un “Trabajo Planificado” es aquel que ha sido identificado con suficiente antelación y se ha definido el paso a paso de “qué, dónde y cómo” realizarlo, con su correspondiente criterio de aceptación.
Altos niveles de tareas de mantenimiento planificado generalmente se traducen en eficiencia.
La Programación, en cambio, con:
- ¿QUIÉN – lo tiene que hacer?
- ¿CUÁNDO – se necesita hacer?
- Un Trabajo Programado es aquel que ha sido previamente Planificado y se ha definido, con un tiempo de anticipación mínimo (al menos una semana) quién lo llevará adelante y en qué momento.
Equipo y proceso de programación
Un Proceso de Programación eficiente debe contar con un Equipo de Programación integrado por:
- Supervisores de Mantenimiento
- Supervisores de Producción
- Supervisor de Almacén de Repuestos / Materiales
- Representante Comercial
- Representante de Seguridad Alimentaria (en el caso de una Ind. Alimenticia)
- Coordinación de Programación
El rol que cumple este equipo entre las tareas de mantenimiento gira en torno a:
- La revisión de Backlog (Cartera de pedidos).
- La programación del 100% de los recursos disponibles.
- La comunicación formal de la programación realizada.
De tal forma que la programación de mantenimiento debe representar: la mejor utilización posible del recurso humano, un acuerdo conjunto entre producción y mantenimiento de las prioridades, y un medio de comunicación de objetivos y compromisos alrededor de decisiones en pro del negocio.
Más específicamente, la programación tiene por objetivo: maximizar la utilización de los recursos a fin de dar cumplimiento a la mayor cantidad de trabajo posible dentro del periodo de tiempo establecido.
Se consideran recursos:
Activos físicos a ser sometidos a las actividades de mantenimiento (reparación, inspección, modificación)
- Tiempo
- Dinero
- Recurso humano
- Contratistas
- Equipos y herramientas especiales
- Materiales
- Es imperante no comprometer:
- Seguridad de las personas y patrimonial
- Calidad
- Cumplimiento de normas
- Compromisos con el cliente
La programación de mantenimiento y su parecido con una caja de piedras
En este sentido, lo que hasta ahora hemos considerado “Programación”, de ahora en adelante será la “caja”; y los trabajos a programar serán las “piedras”. La premisa es llenar la caja dejando la menor cantidad de espacios libres.
Entonces diremos que la caja debe llenarse inicialmente por aquellas piedras de mayor tamaño para luego ocupar los espacios libres por aquellas piedras pequeñas en función del espacio disponible. Tanto sean piedras grandes como chicas las habrá de diferentes colores. Eso indicará la prioridad de cada uno de los trabajos.
La analogía utilizada entre la caja y la programación, las piedras y los trabajos programados, y los colores con las prioridades, se utiliza en la Coordinación Diaria, dado que se asumen dos cuestiones:
- Se debe programar el 100% del rol.
- Se asume que pueden aparecer imprevistos (ejemplos: trabajos reactivos)
Diariamente los supervisores de producción y mantenimiento deben revisar las actividades pautadas para el día pero también revisar aquellas que corresponden al día siguiente. La coordinación diaria no es más que determinar “quién” será asignado a las respectivas actividades surgidas fuera de lo que estaba programado.
Continuando con la analogía de la caja de piedras, ese será el momento de ver qué piedra se quita (trabajo que deja de hacerse). Ejemplo: si el trabajo surgido es un trabajo que demanda gran cantidad de mano de obra se quitará una piedra grande de las de baja prioridad.
En este sentido, la programación diaria se alimenta de la programación semanal establecida. Siempre, en una programación debe haber trabajos de mayor y menor envergadura y en ambos casos, de baja y alta prioridad. De manera que, al momento que surjan tareas no programadas, esté claro cuál dejar de hacer.
Igualmente, asignar personal a posibles emergencias solo da señales de ineficiencia. En estos casos es preferible diferir actividades (previo análisis de prioridad) o quitar personal de aquellas cuadrillas con cierta flexibilidad. Luego,organizar un equipo para atender la emergencia que se suscite (sobre todo plantas que están con escasa confiabilidad).
Las emergencias son inevitables. El coordinador de programación es la persona que debe hacer los ajustes de la programación basándose en la prioridad, esto debe ser un proceso formal, es necesario que se genere un registro y un proceso de decisión para tratar cada caso.
Para poder manejar el Backlog con eficiencia, el equipo de programación debe contar con un sistema de priorización. Sin un sistema formal de priorización solo se generará caos a la hora de drenar los trabajos a ejecutar. Además de reuniones semanales en las que se fija “se congela” el plan de trabajo para semana próxima y se deja un plan tentativo para la semana próxima a la siguiente.
Una vez definido el programa semanal debe ser física y electrónicamente publicado tanto al sector de producción (cliente) como al sector de las tareas de mantenimiento.
Uno de los factores de éxito es la comunicación activa, es necesario que el personal de ejecución observe la programación y “asimile” la misma, tanto sea personal propio y/o contratistas. El éxito del cumplimiento es directamente proporcional a la comunicación activa.
Las métricas más usadas para controlar el proceso de Programación son:
Desvío en Estimación de Horas-Hombre:
Mide la desviación que pudiera existir entre las horas-hombre del plan y las horas-hombre reales demandadas para realizar una tarea.
Horas-Hombre Programadas:
Mide el porcentaje de horas-hombre que han sido programadas basadas en el total disponible. Es el % de saturación del rol.
Cumplimiento de Programación:
Mide el porcentaje de adherencia a la programación, muestra la diferencia entre lo que se dijo que se iba a hacer y lo que se hizo en la realidad.
Como consecuencia, en las líneas iniciales del presente artículo he hecho especial referencia a los procesos de Planificación, Programación y Coordinación Diaria como procesos conjuntos necesarios para el logro de más y mejores resultados.
De tal modo, si bien se ha hecho hincapié en los últimos dos, debe destacarse la relevancia de pensarlos como procesos interdependientes en términos de necesidad.
En este sentido, con una correcta planificación será la base para poder cumplir la programación y una coordinación adecuada a fin de lograr las metas y objetivos propuestos por la Industria.
Por Luis Cuello
Ingeniero Electromecánico de profesión, nacido en Argentina, con 28 años de experiencia en el área de mantenimiento y confiabilidad en plantas industriales alimenticias y automotrices y actualmente es Líder de Mantenimiento y Confiabilidad de MOLINO CAÑUELAS (15 plantas industriales / 12 en Argentina, 2 en Brasil y 1 en Uruguay). Actualmente es Profesor Titular en Facultad de Ingeniería de la Universidad Nacional de la Pampa.
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