Una vez identificados los equipos que componen la instalación, los registros se complementan, en la medida de lo posible, con otra información de forma normalizada, que debe ser lo suficientemente completa como para permitir el seguimiento histórico mediante consultas históricas seleccionadas por sus especificaciones, fabricaciones, adquisiciones, desplazamientos, instalaciones, operaciones y mantenimiento.
Para que esto sea posible, es fundamental que en el sistema de administración del mantenimiento se disponga del mayor número posible de datos, los cuales, almacenados de forma estandarizada, permitan un rápido acceso, a través de “filtros”, a cualquier información necesaria para mantener, comparar y analizar las condiciones de operación, sin tener que recurrir a diversas fuentes de consulta.
Cuando nos referimos a registros de “forma estandarizada” significa que toda la información posible se tabula dentro de un mismo estándar que debe ser común a todas las áreas de la empresa, además de que los códigos (conjunto de tablas) que se utilizan se correlacionan entre sí. Así mismo a través de una referencia que está presente en todos los sistemas.
Este código de referencia de cada bien puede ser un número de identificación secuencial, o el número que lo identifica como bien patrimonial, o el número que se le asignó durante el proyecto, o cualquier otro que, siendo único y asociado al bien desde el momento en que se adquiere (o se identifica por primera vez) hasta el momento en que se desactiva.
Por tanto, el registro de un bien debe reunir sus datos de origen (fabricante, proveedor, tipo y modelo), datos constructivos (manuales, catálogos y planos), datos de compra (pedidos, pedidos, presupuesto, fechas y costos), transporte y almacenamiento (dimensiones, peso y cuidado), operación (características normales y límites de operación) y mantenimiento (lubricantes, repuestos generales y específicos, curvas características, recomendaciones del fabricante, límites, juegos y ajustes).
Con el uso de la digitalización en el proceso de gestión de la información de los activos, para el mantenimiento, se hizo necesario establecer una alianza entre el área de mantenimiento y la concepción o proyecto (ingeniería), repuestos y materiales de uso específico y común y control de activos a través de la uso de un código común conocido como “código de registro”, o “código de familia”, o “código de grupo” que enumera los mismos bienes (mismo tipo, fabricante y modelo).
La separación de los registros en dos grupos (datos iguales y datos específicos) tenía la ventaja de no tener que repetir la cumplimentación de la información común a los activos, es decir, considerando que una instalación industrial disponía de «x» bombas iguales, bastaba con Rellenar una sola vez el registro de datos comunes y el sistema (identificando la igualdad del registro tabulado del tipo de bien, su fabricante y su modelo, multiplicaría este registro por todos los demás.
Tanto en datos generales (o comunes) como en datos específicos, existen registros de carácter administrativo (fechas, costo, números de documento, ubicación, etc.) y de carácter técnico, entre los que destaca su papel en el proceso o servicio. La correlación entre el Código de Registro, el Número de Identificación y el Código de Puesto Operativo (conocido como “tag”) permite la trazabilidad de la información histórica a través de cualquier selección deseada, es decir, para un conjunto de activos iguales (“familia”). o para un activo específico (número de identificación), o para los activos que operan en una determinada ubicación de la instalación (código o etiqueta del equipo), lo que puede representar una inmensa ventaja para el análisis y decisión de los gestores involucrados según sus necesidades.
Ilustremos esta ventaja con el siguiente ejemplo: supongamos que en una planta hay tres compresores con las mismas características, todos importantes para el proceso productivo y, por ello, el almacén tiene uno en reserva para su pronta reposición. Si uno de los compresores deja de funcionar, se reemplaza inmediatamente por el repuesto mientras se repara.
Los cuatro compresores (tres en operación y uno en standby), de las mismas características de fabricación, recibieron la misma “familia”, “A”, mientras que cada uno tiene su Número de Identificación, “1”, “2”, “3”, “4”, y un Código de Puesto Operativo, “a”, “b”, “c”, “d”. Si el compresor que dejó de funcionar era el número “2” y se reemplazó por el número “4: , tendremos la situación que se indica en la siguiente tabla:
Si existe la necesidad de un análisis de ocurrencia con este tipo de activos, los administradores interesados pueden filtrar la información histórica deseada por el Código “familia”, que incluirá los cuatro compresores (A), y mostrará el tiempo que operaron, que cada uno de ellos estaba en reparación y reposición en el almacén; o por la “Etiqueta” (por ejemplo – b), que mostrará el comportamiento de los compresores que operaron en esa posición de operación de la instalación (en este ejemplo, compresores 2 y 4); o por el número de identificación que mostrará el comportamiento de uno de los compresores elegidos (por ejemplo compresor 2).
Con el uso de sistemas “on line”, es decir, en tiempo real, se pueden realizar los registros históricos de los activos ingresando la información directamente por los mantenedores a través de un “móvil” u otro dispositivo de recolección de datos.
Bajo esta modalidad, es necesario analizar la composición de las «pantallas» que ayudarán a los usuarios en la alimentación de datos para la formación de archivos relacionados con los activos instalados y, con la ayuda de tablas (tanto para datos administrativos, técnicos e históricos), el sistema ayuda a completar cada campo.
Las técnicas modernas de composición de bases de datos permiten al usuario visualizar los nombres de los equipos asociados a los códigos, evitando así la necesidad de conocer estos códigos, que quedarán restringidos al trabajo de procesamiento por parte de la computadora, aumentando su rendimiento y reduciendo los tiempos de búsqueda.
Es común, con los recursos actualmente disponibles, que el usuario pueda registrar componentes (partes) de los activos y componer un árbol jerárquico de estos componentes en relación con el sistema operativo y la planta misma. De esta forma, además de la posibilidad de realizar consultas por “familia” o por individuo, o puesto operativo, también se pueden realizar para todos los equipos de una planta o un sistema operativo. Obviamente, también se pueden realizar filtros para consultas de datos de un determinado componente de un activo, o componentes de la misma naturaleza de varios activos.
El llenado de los datos de registro debe ser sencillo de operar, donde el sistema abrirá automáticamente la tabla correspondiente a cada dato a registrar en el caso de “inclusión” o “modificación” y la información a tratar en el caso de “consulta”, recordando que normalmente el usuario no tiene conocimientos informáticos y por tanto no tendrá acceso al programa para adaptarlo a sus necesidades.
Además de las críticas, por parte de la computadora, en cuanto al dimensionamiento de los campos, en cuanto a su composición, incluyendo el tipo de caracteres a utilizar (numéricos y/o alfabéticos, mayúsculas y/o minúsculas, símbolos gráficos y matemáticos) y fechas ( número de días del mes, incluidos los de los años bisiestos, los meses del año y la cronología), se debe prever el uso de teclas de función para buscar tablas que ayuden al usuario en la composición de los códigos.
Sin embargo, vale la pena mencionar algunas precauciones durante los procedimientos adoptados a lo largo de los años, entre las que destacamos:
- ¿Cómo informar al sistema que un activo ha cambiado de posición (como no hice en el ejemplo anterior donde el compresor 2 cambia de posición con el compresor 4)?
En este caso, recomendamos diseñar (o modificar) el sistema para que cuando el usuario utilice el verbo «intercambiar», interrumpa la continuidad de dos registros abriendo una nueva «ventana» - ¿Cómo evitar que un activo que tiene su mantenimiento realizado en un determinado centro de custodia tenga dicho mantenimiento realizado en otro centro de custodia?
En este caso, recomendamos cerrar la Orden de Servicio y abrir inmediatamente, por parte del sistema, una nueva Solicitud de Servicio que tenga relación con la anterior, utilizando el mismo número con un carácter adicional o con la observación de que esta nueva Solicitud de Servicio El servicio continúa la Orden de servicio que estaba bloqueada. - ¿Cómo evitar que una Orden de Servicio que fue interrumpida por cualquier motivo no quede «dejada» dentro del sistema, o parezca que no se va a reanudar?
En este caso, recomendamos que se programe (o modifique) el sistema para que, cuando se produzca una interrupción, independientemente de que esté justificada, el sistema dé un plazo para que se reanude (como por ejemplo «horas de espera») y, más allá de este plazo, el sistema “cobrará” su ejecución al responsable del área donde el SO tiene interrumpida su actividad. Este cargo (al que llamamos “amarillo por incumplimiento”), cuando no se cumpla en un nuevo período adicional, deberá convertirse en “rojo por incumplimiento” cuando el sistema ya no envíe un mensaje al gerente general de la área y el gerente general de la planta. - ¿Cómo evitar que una Orden de Servicio que tiene varias áreas involucradas sea debitada en una sola central?
En este caso, recomendamos diseñar (o modificar) el sistema para poder registrar todas las áreas involucradas, con los correspondientes centros de custodia y el plazo (o valor) que se le debe a cada unidad, sin registro histórico de Costos se distribuirá entre los involucrados.
Antes de definir qué información histórica se debe recolectar, abordemos algunas recomendaciones, obtenidas a través de la experiencia práctica, que consideramos fundamentales para que los datos obtenidos sean confiables:
- Aclaración al personal de ejecución sobre la finalidad de los registros de intervención.
Al presentar esta recomendación, sugerimos que el diseño y desarrollo de los mecanismos de recolección de datos se haga con la participación directa del personal de ejecución en todos los niveles, tanto en términos de exposición como de captura de ideas sobre el proceso a utilizar y los resultados esperados. Hay una mayor probabilidad de éxito cuando quienes proporcionarán la información han participado en el proyecto de desarrollo o adaptación del sistema a sus necesidades. - Sencillez en el llenado de las pantallas del “móvil” u otros medios a utilizar.
En el caso de registro a través de un teclado o terminal móvil, o tableta, el Sistema deberá asistir presentando las tablas correspondientes movidas digitalmente o a través del “mouse”. - Establecimiento claro de lo que se debe analizar antes de implementar el proceso.
Esta recomendación tiene como objetivo evitar la recolección de datos superfluos, sobrecargando el trabajo de obtenerlos sin un propósito definido o con detalles innecesarios. También hay que recordar que todos los datos que se recogen y tratan deben ser analizados posteriormente con el fin de mejorar las condiciones de trabajo del personal y los activos, además de reducir costes. - Reducir al mínimo el número de registros a completar.
Tratar de estandarizar la información en todos los sectores de mantenimiento para evitar que cada uno cree sus propios códigos (cuya creación y eventual inclusión o modificación debe delegarse únicamente el PCM), lo que encarecerá el procesamiento tanto en los sistemas de control manual como automatizado. - Evitar que la recolección de datos implique interrupción en la ejecución de los servicios, o trabajo adicional excesivo para el personal de mantenimiento.
El PCM debe ser responsable de registrar toda la información posible, incluyendo aquellas con las que los ejecutantes tienen dificultades (como, por ejemplo, interpretar los elementos de las tablas), así como de la distribución de las actividades programadas. - Capacitar cuidadosamente a los responsables del registro de los datos que les sean asignados.
Corresponde al PCM brindar orientación sobre el llenado de la información en los lugares correctos, facilitando así el trabajo de los mantenedores y reduciendo los errores de transcripción de datos. - No procesar reportes por computadora una vez implementado un sistema de registro de datos históricos.
El PCM debe analizar cuidadosamente los registros completados, así como solicitar la emisión de listados de conferencias de datos hasta estar seguro de que se están ingresando correctamente. - Estructurarse convenientemente para poder analizar los datos recogidos y los informes emitidos.
Dado que todo cambio genera reacciones, es fundamental que para el éxito del sistema, los datos luego de ser procesados traigan beneficios a los responsables de registrar la información y no trabajo adicional de análisis, particularmente en caso de que estos análisis sean similares a los que ya se practicaban antes de la implementación del nuevo sistema.
Se debe tener especial cuidado para evitar la proliferación de formas y particularmente su multiplicidad con una misma función. Otras recomendaciones dictadas por la experiencia son: la reducción de la carga burocrática de los mantenedores, la estandarización de la información, la recolección de datos administrativos en sus orígenes y la interrelación de Bases de Datos para evitar choques entre fuentes de información.
La emisión de Listados e Informes de Historial podrá realizarse para uno, algunos o todos los activos, a elección del usuario (filtro). Asimismo, deberá preverse la emisión de estos Informes y Listados en distintos órdenes, de acuerdo con una definición previa realizada en la fase de Diseño del Sistema.
Cabe la posibilidad de que sea necesario definir los criterios de ordenación de la información de archivo, Listados e Informes emitidos. Entre las diversas opciones de agrupación de la información para facilitar el análisis, indicamos:
- Agrupación por la línea de producción;
- Agrupación por tipo de activo;
- Agrupación por área geográfica;
- Agrupación por unidad de producción;
- Agrupación por importancia operativa
- Agrupación por unidad móvil.
- Otras.
Como no existe una predefinición de los usuarios en cuanto a la forma de archivo y emisión de los informes históricos, los diseñadores deben elegir los criterios a adoptar en el agrupamiento de la información, con base en el proceso adoptado, los detalles de los registros, la importancia operativa de los equipos, los cuerpos y niveles de gestión a cumplir y la movilidad de los activos u otros criterios que permitan la trazabilidad de los activos según el criterio deseado.
Por: Lourival Augusto Tavares (Brasil)
Ingeniero Electricista, formado por la Escuela Federal de Ingeniería de Rio de Janeiro, en el año de 1967. Past-Presidente del Comité Panamericano de Ingeniería de Mantenimiento. Supervisor de Mantenimiento en FURNAS – Centrales Eléctricas S.A. durante 23 años. Fue el jefe de la Asesoría Técnica de Apoyo en ITAIPU Binacional. Reconocido como “notorio saber” en mantenimiento por la Universidad Federal de Rio de Janeiro y por la Universidad Federal de Paraíba. Fue director nacional de ABRAMAN (Asociación Brasileña de Mantenimiento) en dos mandatos.
Ha publicado varios trabajos en revistas técnicas especializadas sobre Planeamiento y Control de Mantenimiento, además de los libros “Control de Mantenimiento por Computadora” (1a edición – 1986), “Excelencia en el Mantenimiento” (1a. edición – 1996), “Administración Moderna de Mantenimiento (1a edición en portugués – 1999; en español – 2000 y en Internet – 2000), “Mantenimiento Centrado en el Negocio” (1ª edición en portugués en 2005, 1ª edición en español en 2006 y 2ª edición – actualizada y ampliada – 2013) e “Indices Brasileños de Mantenimiento – Un benchmarking para el mundo” edición en portugués en octubre de 2018 y re-edición en 2019.
